OmniFocus 用了十几年，被 Obsidian 3个模板就替代了

obsidian和omnifocus的logo.png

我用 OmniFocus 用了十几年。从 2.0 版本用到 4.0，不是浅尝辄止，而是看了大量的书和教程，甚至把 Youtube 上 Omnifocus 的视频也基本上看过一遍。Project 嵌套、Tag、Perspective、Forecast、Defer Date、Review 模式全玩过。每次大版本更新我都第一时间下载来看新功能。

但越用越发现一件事：每周花在「整理任务系统」上的时间，比真正做任务的时间还多。

直到去年我读到 Obsidian CEO Steph Ango 发布的 How I do my to-dos — Steph Ango 中的一句话：

Pasted image 20260521225312.png

我每周从零开始写下当周要做的事，不看上周的清单。记不住的，大概率本来就不重要。

盯着这句话看了很久，第二天我就把 OmniFocus 给停用了，然后转向了 Obsidian，现在我只用 3 个 Obsidian 文件：周记、日记和任务笔记。

为什么我从不看上周的 to-do 清单（周记模板）

OmniFocus、Todoist、Things 这类工具都有一个隐含的设计：你必须清空大脑，把待办事项整理到时间管理软件中，这些软件有各种自动化的功能，甚至开始接入AI来实现更高级的功能。

但是你会发现，哪些未完成的任务可以点一下鼠标就推迟到每天，一个被你拖了 3 个月的低优先级任务，会和今天的紧急工作并列出现，因为系统替你保留所有。

Steph Ango 的做法恰恰相反，他每周一打开 Obsidian，新建一个空白周记开始写待办事项，完全不看上周。

逻辑很简单：

真正重要的事，我自己会记得
记不住的，大概率本来就不重要，上次写下来时可能只是当下的焦虑
大脑天然在筛选，系统不该替我“保留焦虑”

我的周记模板：

<< [[2026-W21]] | [[2026-W23]] >>

[ Dayglance 仪表盘 iframe ]

## 🎯 本周核心目标

- [ ]
- [ ]
- [ ]

## 📅 每日工作计划

### [[2026-05-26_周一]]
- [ ]

### [[2026-05-27_周二]]
- [ ]

…（自动生成 7 天，链接到对应日记）

每周一新建一个 2026-W22.md，Templater 自动跑出这个结构。我从空白填本周做什么，不点开上周。填完之后才允许自己看上周——还记得某件没做的就加上。但 80% 的情况，根本想不起来。

记不住 = 不重要，这是规则，不是经验。

📌 顶部那个仪表盘是我自己写的开源项目 Dayglance，把当天的天气、待办、纪念日等汇总到一起然后嵌进周记里，每次打开就能看到当天的全部安排。

1-2-3 每日行动清单法

你可能要说我每天都会有很多事情要做，全部写在一个文档里面，岂不是非常的混乱？

这里要给大家分享一本对我影响很大的一本书：《防弹笔记法》

封面：防弹笔记法2.jpg

作者建议我们按照下面三个层级来筛选每天的待办事项：

第一层 · 对自己最有价值的要事 可能是生活、副业、个人成长，这些都是没有人会规定你做，也没有任会给你预留时间的事情
**第二层 · 工作上重点要推进的项目长期、有价值的任务，今天应该推进的关键行动
第三层 · 其他琐事 临时交办的小事、流程性的琐事等等

Esor 没规定每层做几件——他强调层次，不是数量。书里原话：

每日待办清单不是要告诉你所有要做的事，而是如何清晰、专注地利用时间，完成有意义的一天。

我在这个三层框架上加了一个自己实践出来的数字1-2-3：

1 件第一层的事（自己有提升的）
2 件第二层的事（核心产出任务）
3 件第三层的琐事（用来填补时间空隙）

图片123清单法.png

这 6 件不是每天的全部——只是规划时的优先级框架。剩下的时间留给突发、临时、即兴、应对。

为什么是 1-2-3，不是 1-3-5 或 1-5-7？

因为现代人每天本来就有大量不可预料的事——客户临时来消息、突发会议、家人需要、突然冒出来的想法。如果一开始就把清单写满 9 件、12 件，一波临时变化就会彻底击垮计划，崩了之后开始焦虑、开始拖。

留出空间不是懒，是给现实留余地。

而且 1-2-3 里那个「第一层的 1 件事」是这个框架最核心的地方——它强制你每天为自己留一件事，不只是为别人交付。这件事可能是写一段文章、读 30 分钟书、做一个新工具的测试。

不写这件 1，全天就只是在为别人的目标而活着。

真正的任务不是一行 to-do，是一篇完整笔记（任务笔记模板）

OmniFocus 里任务就是一行字：

准备下周给客户的 AI 工作流落地方案

这一行字背后藏着什么？客户的业务背景？要解决的具体痛点？参考过哪些过往案例？预期成果是几小时的工作坊还是一份 PDF？这些全部塞在 OmniFocus 的 Note 字段里，但我从来没有耐心去仔细看。

结果是：每次执行这个任务，都得在脑子里重新想一遍，相当于每次从零开始。

《防弹笔记法》书中推荐的方法：

一个任务 = 一则笔记，不是一行 to-do。

笔记里同时包含成果定义、行动清单、相关链接、做的时候顺手写的复盘。完成后不删，沉淀成”做过什么”的真实档案。

我的任务笔记模板长这样：

## [任务] 给客户 A 的 AI 工作流落地方案

### 1. 任务成果与防御机制

- **为谁为何而做？**
  - 客户的市场部，目标是让他们的内容生产从 5 人 5 天压到 2 人 2 天
  - 不是给 IT 看的技术方案，是给市场总监看的业务方案
- **如何量化成果？**
  - 一份 15 页 PDF，下周三客户内部会议前交付
  - 含 3 个具体的可落地工作流 + 试点 30 天的里程碑
- **有何阻碍限制？**
  - 客户的内部数据敏感度未知，要先确认能不能在 ChatGPT 上跑
  - 我没用过他们的 CRM 系统，需要详细了解业务逻辑和导出数据的格式

### 2. 行动清单与处理记录

- [ ] 【下一步行动】跟客户对接人确认数据合规范围
  - 资料：[[客户 A 公司背景]]、[[上次电话纪要]]
  - > 复盘：约了周一 10 点电话，主要确认 3 个数据接入点

- [ ] 【可测试行动】先做一页关键工作流草图，给市场总监预审一下方向
  - > 复盘：

- [ ] 【必要行动】PDF 排版 + 内部 review + 客户演练一次
  - > 复盘：

先给大家解释一下三种行动的具体定义：

下一步行动：立刻能做的第一步，先动起来探明虚实
可测试行动：向人或现实验证方向，避免做白工
必要行动：达成成果必须走的常规流程

每个行动下面跟一个 > 复盘：——做完一定要随手写下当时的想法和收获，千万不要等项目全部结束后再复盘，只要简单的在每个动作下记一句感受，3 个月后回头看还能用上。

完成的任务不要删，归档到 _已完成任务/。一年后回头看，能看到自己每个决策怎么演化——这是 to-do 工具给不了的东西。

尤其当你下次要做同类事项的时候，这些已完成的任务笔记会是一个非常好的参考。当你经常要做同类型的项目时，完全可以提炼出 SOP，这样效率会大大提高。

日记不是流水账，是任务的执行现场（日记模板）

OmniFocus 让我没有日记。每天打开看到的是任务清单。

切到 Obsidian 才意识到：日记和任务原来可以这么紧密连接。

我的日记模板也是每天自动生成，只有两个模块：

<< [[2026-05-21_周四]] | [[2026-W22]] | [[2026-05-23_周六]] >>

## 🎯 今日必做

```tasks
not done
(tags include #today) OR (due on or before today) OR (scheduled on today)
short mode
```

## ✨ 间歇式日记

- 9:03 送完孩子到图书馆，先把今天的写作搞掉。
- 11:59 文章写了 2 小时，用 Gemini 优化删了不少细节，又补回来一些——"自己写 + AI 优化"还是比"AI 写 + 我改"靠谱。
- 14:42 走神去看 macmini 价格了，拉回来。
- 16:24 接娃放学，又顺手折腾了 1 小时 GTD 视图——这次结果还行，没白折腾。
- 22:18 今天 1-2-3：1 件✓ / 2 件✓✓ / 3 件只做了 1 件，剩两件被临时事挤掉了，没事。

「今日必做」完全不需要手写——Tasks 插件自动聚合 vault 里所有打了 #today 或 due date 是今天的任务。

例如下面的任务我随手加上了 #today 标签：

- [ ] 跟客户 A 对接人确认数据合规 #today

「间歇式日记」就是带时间戳的工作现场记录——任务和任务的间歇随手记上一两句，它不是情绪日记，也不是流水账。

它的作用是改善任务切换：把上一件事的残留、下一件事的启动阻力、临时冒出的想法卸下来，下一段工作更容易进入专注。

更重要的是，积累一周之后让 AI 读这堆带时间戳的碎片——比读任务清单更能看见你真实推进了什么、反复卡在哪里、走神去了哪些地方。

让 AI 看见我自己看不见的卡点（AI 复盘）

每个周末，我让 Claude Code 读这一周的所有日记 + 任务笔记，给我一份复盘，流程也非常简单：

AI复盘工作流.png

AI能够读到这些信息，是因为我的日记和任务笔记里全是真实痕迹，包括卡在哪、烦在哪、脑子里冒出来什么，而不是事后总结过的漂亮版本。

OmniFocus 的复盘是看我完成了多少任务，是带有审计视角的。 AI 读 vault 的复盘是看我这周的真实工作过程，它能看见我自己看不见的卡点。

AI 能做到这件事的前提条件就一个：要有大量的过程记录，哪怕你每次都是随口说几句，只要有记录，AI都可以给你不一样的洞察。

为什么我决定把这些写出来

我用了十几年生产力工具，今天才意识到，越简单反而越容易坚持。

真正的杠杆，从“我管理了多少任务”变成了“我留下了多少真实过程”。 OmniFocus 教我穷尽所有可能，3 个模板教我相信”记不住的不重要”——前者让我管更多事，后者让我做对的事。

这些年踩过的坑、被各种 to-do 工具反复消耗的时间、最后回到 3 个模板的过程，这些经验自己藏着也没什么用。如果你也在反复折腾任务系统，希望我的经验能让你跳过一些弯路。

我的目标是帮更多人用好 AI——把繁琐交给 AI，把时间留给自己。

后续我会重点发布「笔记 + AI」专题视频——AI 怎么对接 Obsidian、怎么帮你做周复盘、怎么把重复动作变成可重用的 skill。再往后会做一套更体系化的课程。

如果你想聊聊，或者有具体的工作流问题想咨询，欢迎留言或加我微信。